OSM Maritime Group bruker Control og Pay

"Nå kan vi avstemme daglig og vite til enhver tid at vi er a jour med bokføringen vår."

  • Globalt selskap (et. 1989) involvert i styring av skip og mannskaper
  • Har brukt Aritma sine løsninger siden 2014
  • Bruker Aritma Pay og Aritma Control for Visma Business

Utfordring

Maritim gigant møter regnskapsutfordringer

OSM Maritime Group, en norsk leder i den maritime industrien, sto overfor utfordringen av å håndtere et enormt volum av transaksjoner i en rekke verdensvalutaer for sine 700 fartøy. Med over 30 års erfaring og mer enn 17.000 sjømenn ansatt, krevde selskapets regnskapsarbeid store ressurser for å håndtere et høyt antall betalinger på vegne av sine rederier.

Vi tok en prat med Jostein Aase, Group Controller i OSM. Han fremhever nødvendigheten av pålitelige systemer for å håndtere slike omfattende transaksjonsvolumer. Fra en beskjeden start i 1996 med et lite team, har regnskapsavdelingen nå vokst til over 200 ansatte. Dette økte behovet for robuste systemer og strømlinjeformede prosesser.

Siden vi driver båter på vegne av rederier, så er det en stor sikkerhet for dem at vi har gode systemer som ruller fortløpende og går riktig, understreker Aase.

Løsning

En løsning for kontinuerlig avstemming

For å møte disse utfordringene valgte OSM å implementere Aritma Control, integrert med deres regnskapssystem, Visma Business. Denne løsningen avstemmer regnskapet fortløpende, slik at de kan kontrollere regnskapsføringen fra dag til dag.

Vi begynte først med å teste ut Artima sin løsning som automatisk avstemmer banktransaksjoner - og det fungerte veldig bra! Her sparer vi blant annet mye tid på å ikke måtte gjøre dette manuelt. Nå kan vi avstemme daglig og vite til enhver tid at vi er a jour med bokføringen, forklarer Aase.

De som har ansvaret og jobber med dette til daglig, kan også nå være i forkant. Spesielt med tanke på mulige avvik. Så når vi kommer til den første i en ny måned, så er vi allerede ferdige avstemt. Det betyr mye, legger han til.

Måtte forbedre betalingsprosessen

Etter hvert som selskapet vokste og ble mer komplekst, oppsto det nye utfordringer, i følge Aase. De måtte gjøre noe med betalingsprosessen.

– Vi hadde rett og slett ikke tid til å fortsette å sitte å gjøre så mange transaksjoner manuelt lenger. Det tok for lang tid, og manuelle prosesser åpner for mulige feil, forteller Aase.

Selve OSM Maritime Group har flere titalls selskaper under OSM-paraplyen, noe som innebærer at personalet på regnskap hadde mange hundre kontoer å forholde seg til. De ønsket derfor å utvide samarbeidet og prøve ut Aritma Pay, som automatiserer både inn- og utbetalinger. Da slapp de blant annet å måtte logge seg inn i nettbanken for å godkjenne betalinger - men kunne heller jobbe direkte i Visma Business.

En kollega av meg som har ansvaret med bokføring, fortalte at hun hadde veldig god hjelp av at de inngående betalingene rett inn i riktig klient i Visma, slik at hun kunne bokføre med en gang. Der ble det også krysset riktig i regnskapet. Det er jo det som er cluet her, at vi får en mer effektiv hverdag med alt som har med banktransaksjoner å gjøre, mener Aase.

Fremtidsplaner og videre samarbeid

OSM har nå automatisert hele betalingsprosessen, og Aase føler at selskapet har fått god oppfølging gjennom hele prosessen:

– Når det gjelder support hos Aritma, så har vi samarbeidet veldig bra. Vi har holdt dialogen på teams og det er alltid hjelp å få, dersom vi sitter fast på noe. Det går også mye fortere når vi har et support-team å kontakte, som kjenner produktene våre og vet hvordan vi operer. Det synes jeg er helt suverent, sier Aase.

Selv etter mange år med Aritmas løsninger, ser OSM fortsatt muligheter for å gjøre regnskapsføringen sin enda bedre og mer effektiv:

Vi kommer til å utvide samarbeidet med Aritma videre. Vi ønsker blant annet å ta i bruk Aritma Control for å avstemme andre balansekontoer. I alle fall på store volum-kontoer hvor vi har tusenvis av sjømenn som får utbetalt lønn, blir trukket for lån eller har forskudd som de venter på, som går i balanse. Man må jo ha kontroll på balansen, og da er dette et veldig godt verktøy, avslutter Aase.


Kjenner du deg igjen i OSM sine utfordringer med store volumer som skal betales, mange kontoer som skal avstemmes, eller transaksjoner i ulik valuta? Vi er alltid tilgjengelige for en prat, så finner vi den løsningen som passer best for din bedrift. Ta kontakt i dag.

__wf_reserved_arv

Ta kontakt

Are you interested in what Aritma can do for you? Contact us to schedule a free demo!