.svg)
Meny
Oppdag hvordan det globale Ship Management-selskapet effektiviserer komplekse finansielle operasjoner ved å kombinere Aritma sine produkter.
Vi sparer mye tid ved å ikke gjøre dette manuelt. Nå avstemmer vi automatisk transaksjoner på daglig basis og vet at vi alltid er oppdatert med bokføringen vår.
OSM Thome (tidligere OSM Maritime Group) er en gruppe av verdensomspennende selskaper som leverer tjenester innen Ship and Crew Management. Med over 30 års erfaring innen maritim industri, sysselsetter de i dag over 30.000 sjømenn fra 70 forskjellige land. Selskapet driver også mer enn 1000 fartøyer. Som et resultat håndterer virksomheten ekstremt høyt antall betalinger på vegne av sine rederier.
Da selskapet vokste ble regnskapsarbeidet både ineffektivt og feilutsatt på grunn av manuelle prosesser.
OSM Thome automatiserte regnskap og bokføring med Aritma Pay og Aritma Control, integrert med Visma Business.
Automatisering førte til betydelige tidsbesparelser på manuelle regnskapsrutiner og strømlinjeformet drift.
OSM Thome, som administrerer maritime fartøyer over hele verden, sto overfor utfordringer med å håndtere et stort antall transaksjoner i mange valutaer. Jostein Aase, Group Controller, fremhevet behovet for pålitelige systemer og presise betalinger for å sikre smidige operasjoner for rederiene. Da Aase begynte i selskapet i 1996, var det bare noen få personer i regnskapsavdelingen fordelt på Norge og Manila-kontoret i Filippinene. I dag er det derimot et team på over 200, noe som krever robuste systemer og strømlinjeformede prosesser.
– Siden vi driver båter på vegne av rederier, er det viktig at vi har gode systemer på plass som fungerer og går riktig, understreket Aase.
Etter hvert som selskapet vokste og ble mer komplekst, oppsto det nye utfordringer, i følge Aase. De måtte gjøre noe med betalingsprosessen:
– Vi hadde rett og slett ikke tid til å fortsette å sitte å gjøre så mange transaksjoner manuelt lenger. Det tok for lang tid, og manuelle prosesser åpner for mulige feil, forteller Aase.
For å møte disse utfordringene valgte OSM Thome å implementere Aritma Control, integrert med deres regnskapssystem, Visma Business. Denne løsningen avstemmer regnskapet fortløpende, slik at de kan kontrollere regnskapsføringen fra dag til dag.
– Vi begynte først med å prøve automatisk avstemming av banktransaksjoner, og vi fant ut at det fungerte veldig bra! Vi sparer mye tid på å ikke gjøre dette manuelt. Nå kan vi avstemme transaksjoner daglig og vite at vi alltid er a jour med bokføringen, forklarer Aase.
De som har ansvaret og jobber med dette til daglig, kan også nå være i forkant. Spesielt med tanke på mulige avvik. Så når vi kommer til den første i en ny måned, så er vi allerede ferdige avstemt. Det betyr mye, legger han til.
OSM Thome er en paraply av enreke datterselskaper, noe som betyr at regnskapsteamet har hundrevis av kontoer å holde styr på. For å håndtere kompleksiteten i betalingsprosessen implementerte OSM Thome også Aritma Pay. Denne løsningen automatiserte både inn- og utbetalinger, og eliminerte behovet for å logge inn i nettbanken for å godkjenne betalinger. Nå kunne regnskapsførerne arbeide direkte i Visma Business.
– En kollega av meg som er ansvarlig for vår bokføring, fortalte meg at hun synes det var veldig nyttig at de inngående betalingene ble filtrert direkte til riktig klient i Visma, slik at hun kunne bokføre med en gang. Der ble det også krysset riktig i regnskapet. Det er jo det som er cluet her, at vi får en mer effektiv hverdag med alt som har med banktransaksjoner å gjøre, nevnte Aase.
Automatiseringen gjennom Aritma Control og Aritma Pay førte til betydelige tidsbesparelser i deres daglige drift på regnskapsavdelingen. Daglige avstemninger sikret at bokføringen også var oppdatert, og strømlinjeformede prosesser reduserte risikoen for feil:
— Nå kan vi avstemme transaksjoner på daglig basis og vite at vi alltid er oppdatert på bokføringen, forteller Aase.
OSM Thome har brukt Aritmas løsninger i mange år, men de ser fortsatt etter muligheter for å forbedre sine regnskapsprosesser:
— Vi kommer bare til å utvide vårt partnerskap med Aritma. Blant annet ønsker vi å begynne å bruke Aritma Control for å avstemme andre balansekontoer. I alle fall på store volum-kontoer hvor vi har tusenvis av sjømenn som får utbetalt lønn, blir trukket for lån eller har forskudd som de venter på, som går i balanse. Man må jo ha kontroll på balansen, og da er dette et veldig godt verktøy, uttalte Aase.
OSM har nå automatisert hele betalingsprosessen, og Aase føler at selskapet har hatt stor støtte fra support-teamet gjennom hele prosessen:
– Når det gjelder support hos Aritma, så har vi samarbeidet veldig bra. Vi har holdt dialogen på teams og det er alltid hjelp å få, dersom vi sitter fast på noe. Det går også mye fortere når vi har et support-team å kontakte, som kjenner produktene våre og vet hvordan vi operer. Det synes jeg er helt suverent, sier Aase.
Kjenner du deg igjen i OSM sine utfordringer med store volumer som skal betales, mange kontoer som skal avstemmes, eller transaksjoner i ulik valuta?
Utforsk hvordan Aritma Control og Aritma Pay kan effektivisere og automatisere prosessene dine i dag, eller nå ut til teamet vårt for mer informasjon.
Are you interested in what Aritma can do for you? Contact us to schedule a free demo!